Wiedze o complexity (złożoność) uważam za absolutnie fundamentalną dla każdego, kto chciałby zaplanować coś bardziej skomplikowanego od wyprawy na targ po marchewki. Tylko jak opowiedzieć o tym w przystępny sposób? Nieoczekiwanie pomogła mi tu… historia z pewnej randki.
Wyjaśniać i ewangelizować na temat złożoności próbowałem na różne sposoby. Podczas kolejnych prób rodzina tylko kiwała głową, uznając to za kolejny z moich dziwnych pomysłów. Znajomi szybko przerywali mi twierdząc, że nudzę. Najbardziej cierpliwe były grupy szkoleniowe, ale one zapewne zaprawione były uczestnictwem w niejednym mętnym i mało porywającym wykładzie. Ale nie poddawałem się i gdybym miał przytoczyć wystąpienie ze szkolenia, na którym dałem z siebie absolutnie wszystko, brzmiałoby to pewnie następująco:
Czym jest problem złożoności i dlaczego jego świadomość jest tak ważna?
Jednym z większych błędów, jakie zdarza nam się popełniać jest zakładanie, że możemy przewidzieć i zaplanować rozmaite zjawiska i wydarzenia w dziedzinach, w przypadku których jest to absolutnie niemożliwe.
Jest w nas, w budowie naszych mózgów coś, co pragnie poczucia kontroli nad otoczeniem. Potrafimy wręcz konsekwentnie oszukiwać samych siebie, byle mieć choć złudzenie tego, że panujemy nad sytuacją i potrafimy przewidzieć dalszy bieg wydarzeń. Budujemy modele, wymyślamy wzory i tworzymy plany, na podstawie których wypracowujemy strategie i przewidujemy przyszłość. A kiedy coś nie działa, plany okazują się bezużyteczne, a całość rozpada się niczym domek z kart, winimy wszystko, tylko nie główne źródło problemu.
Naszą tendencję do upraszczania rzeczywistości.
W projektach, ale też w codziennym życiu (które w końcu jest jednym wielkim projektem) notorycznie mamy do czynienia z czymś, co fachowo nazywa się systemem złożonym. Układem czynników i sił, który – podobnie jak uznawana za niemal klasyczny przykład złożoności sytuacja meteorologiczna – po prostu nie da się łatwo opisać i przewidzieć. My zaś twardo zamykamy oczy na tę niewygodną prawdę i usiłujemy działać metodami, którymi można by zaplanować optymalne rozmieszczenie zraszaczy w ogrodzie, zorganizować udany szkolny apel, albo obliczyć zdolność kredytową emeryta. Ale nie usystematyzować coś, ze świata complexity.
Weźmy pierwszy lepszy projekt realizowany waszej firmie. Planujemy, szacujemy, wyceniamy, ale czy bierzemy (cały dowcip complexity to nawet nie tyle 'czy bierzemy’, ale 'czy jesteśmy w stanie wziąć’) pod uwagę:
- Pozostałe realizowane projekty oraz zmiany priorytetach między nimi? To, że nasz raz będzie ważny mniej, a raz bardziej, że tu zabiorą nam ludzi i zasoby, a tam (oby) dodadzą?
- Awarie, pożary, ASAPy i inne wydarzenia (także w życiu prywatnym), które będą absorbowały, dekoncentrowały i odciągały od pracy nas i nasz zespół?
- Humor, poziom współpracy i motywacji nas i naszych współpracowników w zależności od: pogody, życia osobistego, rodzinnego, dostępności najnowszego wymarzonego gadżetu etc.?
- Interakcje wynikłe z (ale nie tylko) powyższego – na przykład dwóch członków zespołu pokłóci się i zaczną w jego ramach budować w ukryciu dwa przeciwstawne obozy; Mirek złamie serce Adamowi z działu prawnego, a ten zacznie rzucać nam pod nogi kłody przy negocjacji umowy?
- Możliwość, że z powodu braku sal konferencyjnych zostanie na ten cel zaanektowany pokój, w którym siedzicie, a członkowie zespołu rozsadzeni po kilku piętrach?
- Wypadek, kiedy połowa zespołu rozchoruje się na świnkę, albo zostanie namówiona do zmiany pracy przez ponętną rekruterkę, którą spotkacie przypadkiem w czasie integracyjnego wyjścia na pizzę?
I jak teraz mają się wasze oczekiwana i misterne plany?
Można by oczywiście próbować zarządzania ryzykiem, ale czy wszystkiemu uda się w ten sposób zaradzić? Najczęściej spotykaną strategią jest dodatkowa rezerwa czasowa. Tyle, że jak opisał nam to stary dobry Goldratt, bufory czasowe mają brzydką tendencję do stawania się samospełniającymi przepowiedniami, a ich główne działanie kończy się ma rozleniwieniu nas i wsparciu w uniknięciu dyskusji na temat prawdziwego źródła problemu. Mamy dwa dni więcej? To wykorzystamy! A jak dzieje się coś nieprzewidzianego, to całość opóźnia się tak czy tak.
Każdy mądry po szkodzie.
Najbardziej bolesne jest chyba to, że kolejne takie doświadczenia nic a nic nas uczą. Przy kolejnym podejściu ponownie próbujemy wszystko przewidzieć i zaplanować. Często z większą pewnością jakości tych zgadywanek niż poprzednio! W końcu poprzednie porażki, których przyczyny już zdążyliśmy wyjaśnić i przeanalizować, musiały nas przecież czegoś nauczyć. A, cytując książkę, której lekturę uważam za obowiązkową dla każdego dorosłego człowieka:
Idea, że przyszłość jest nieprzewidywalna, każdego dnia jest podkopywana przez łatwość, z jaką tłumaczymy przeszłość… Tendencja do konstruowania wyjaśnień przeszłości powoduje, że ciężko nam zaakceptować ograniczenia przewidywania przyszłości. Po fakcie wszystko nabiera sensu, finansowi eksperci występujący w wieczornych wiadomościach na wszystko znajdą wytłumaczenie. I nie możemy oprzeć się pewności, że coś, co ma sens dziś, po fakcie dałoby się przewidzieć wczoraj. Iluzja, że rozumiemy przeszłość, sprzyja przekonaniu, że da się przewidzieć przyszłość.
To co nam pozostaje? Po pierwsze nauczyć się rozpoznawać że mamy do czynienia z complexity. Z systemem, który składa się z dużej (a czasem ogromnej) liczby elementów o bardzo dużej autonomii i nie-tak-wcale-wysokiej przewidywalności. Z ludzi z całą złożonością wynikającą z ich charakterów i relacji. Z komórek firmy – z całą ich polityką i przetasowaniami. A wszystko w otoczeniu bieżącej działalności przedsiębiorstwa – ze wszystkimi niespodziankami wybuchającymi każdego dnia ze strony klientów, kontrahentów, technologii i gospodarki. A jak już wiemy, że mamy do czynienia z taką sytuacją?
Project managerskie Zen.
Delikatnie i z wyczuciem odpuścić chęć totalnej kontroli (wraz z naiwną wiarą, że jest ona w ogóle realna). Zaakceptować rzeczywistość taką jaka jest – nie do końca kontrolowalną i przewidywalną, planować na wyższym, strategicznym poziomie, unikając rozrysowywania planu na godziny i minuty. Powstrzymać się (niektórzy, w tym ja, to kochają) od tworzenia modeli i wyprowadzania wzorów na czas trwania i efektywność. Być gotowym na niespodzianki, a kiedy się zdarzą nie szukać winnych, a uczyć się, wyciągać wnioski i dostosowywać. Pamiętać, że celem jest dobry efekt projektu (aplikacja, kampania reklamowa, wspominana latami z uśmiechem wigilia), a nie idealnie ułożony i przewidywalny proces.
Na ile taki wykład był przyswajalny?
Ludzie kiwali głowami, kierunek wydawał się być dobry, ale czułem, że wciąż czegoś tu brakuje. Małego wstrząsu, który tak ułatwia zapoznawanie się z nowymi, nieco odmiennymi od dotychczasowych sposobami widzenia świata. Co by to mogło być. Jaka myśl, argument, jaka historia? Odpowiedź przyszła sama, kiedy o złożoności pomyślałem opowiadając znajomemu pewną historię…
Poznałem świetną dziewczynę.
Po ekscytującej drugiej randce i pierwszym pocałunku w okolicznościach tak-romantycznych-że-bardziej-się-nie-da, wracając do domu na skrzydłach rozszalałych w moim brzuchu motylków, zaplanowałem całą naszą bliższą i dalszą przyszłość. Takie tam zawodowe skrzywienie.
Już od kilku lat prowadziłem wtedy z sukcesem projekty, ciężko pracując na swoją opinię trudnego (o tym kiedy indziej), ale skutecznego project managera. A więc planowałem – strategię na kolejnych kilka randek, kto się do kogo przeprowadzi, te sprawy. Tylko co z tego, skoro nazajutrz przestała odbierać telefony i odpisywać na SMSy?
Z frustracji chodziłem po ścianach. Na czynniki pierwsze (tak, my mężczyźni też to robimy) rozebrałem wszystko, co zrobiłem przed, po oraz w trakcie naszych spotkań. Wytypowałem zachowania, które uznałem za błędy i potencjalną przyczynę mojej porażki i postanowiłem je wyeliminować. Niestety próby pamiętania o wszystkim, czego mam nie mówić i nie robić na kolejnych randkach zmieniły mnie w skrzyżowanie robota z psychopatą. Nic więc dziwnego, że kolejne kandydatki także nie kwapiły się do odpowiadania na moje wiadomości. A ja, podczas długich, samotnych wieczorów znowu analizowałem, planowałem i zastanawiałem się co jeszcze usprawnić w moim modelu.
Minęły dwa lata. Pewnego słonecznego popołudnia, obserwując hipsterów siedzących w Charlotte przy Placu Szczepańskim, prawie zderzyłem się z tą dziewczyną. I jak stanęliśmy naprzeciw siebie, tak poszliśmy na kawę, a ja w końcu dowiedziałem się jak cała historia wyglądała z drugiej strony .
Ona też miała motylki i czuła dokładnie to samo co ja, tyle że… mieszkała w tym czasie z narzeczonym, z którym od kilku miesięcy na zmianę planowała ślub oraz rozstanie. Wracając ze spotkania ze mną postanowiła, że tak dalej być nie może, że nie będzie oszukiwać żadnego z nas i musi najpierw sama wyplątać się z tego wszystkiego. A kiedy miesiąc później miała już wreszcie za sobą zerwane zaręczyny, bolesne rozstanie i wyprowadzkę, jej mama miała bardzo poważny wypadek. Kolejne półtora miesiąca spędziła więc w rodzinnym mieście pomagając jej w rekonwalescencji.
Gdy w końcu wróciła do Krakowa, napisała do mnie, ale że zaginął jej kontakt telefoniczny – wysłała maila, który jak później wydedukowałem musiał trafić do SPAMu. Odpowiedź nie nadchodziła, a więc uznała, że o niej zapomniałem, albo nie chcę mieć z nią nic wspólnego. Tyle.
I nie, ta historia nie ma romantycznego happy-endu. Umówiliśmy się jeszcze na jedną kawę, aby przekonać się że przez ten czas bardzo się oboje zmieniliśmy i już wzajemnie nie jawiliśmy się sobie jako partnerzy ze snów. Ta historia ma
Smart-end.
Choć wówczas jeszcze nie słyszałem o complexity i złożoności, to na całe życie zapamiętałem, że w pewnych sytuacjach po prostu nie sposób przewidzieć i uwzględnić w naszym planowaniu ogromu czynników mających wpływ na daną sytuację. Że jeśli coś się nie powiodło, to niekoniecznie oznacza to, że nasz sposób realizacji przedsięwzięcia jest z gruntu zły. Zapamiętałem też, że to co jednego dnia wydaje nam się idealnym produktem projektu i powodować przyspieszone bicie serca, otrzymane po kilkunastu miesiącach na tacy może nie wywołać nawet cienia entuzjazmu.
I to dopiero ta historia, opowiedziana przy przezornym zastrzeżeniu, że „chodzi o kolegę” sprawiła, że pojęcie i problemy związane z complexity nagle stały się dla moich studentów jaśniejsze.
A dla Ciebie?
