Posłuchaj wystąpień na dowolnej konferencji, zajrzyj na blogi ekspertów, przejrzyj literaturę. Z każdego z tych źródeł spokojnie wyciągniesz milijony inspiracji, usprawnień i pomysłów. Nic, tylko brać i stosować. A może masz już takie wdrożenia za sobą? I jak, pomogły? Gratuluję! Tylko… skąd ta pewność?
Bezpośrednią inspiracją dla niniejszego tekstu był artykuł o bezsensowności masowej doraźnej pomocy psychologicznej na miejscu wypadków i katastrof. Co ma piernik do wiatraka? Bardzo wiele.
Taka pomoc, podobnie jak wiele pomysłów w prowadzeniu projektów i szeroko pojętym biznesie, jest bardzo ale to bardzo sexy: ludzkie podejście, działanie długofalowe, nowoczesność, te sprawy. Ktoś wprowadza to w ramach eksperymentu, inni piszą o tym artykuł, a kolejni, przeoczywszy informację o eksperymentalnej naturze przedsięwzięcia, bezrefleksyjnie wprowadzają u siebie. I tak, nim się zorientujemy, dane działanie staje się już de-facto standardem. Oczywiście o ile chcemy uchodzić za skutecznych, nowoczesnych i idących z duchem czasu. I nieważne, że psycholog jest absolwentem bez doświadczenia, a przeciętna ofiara marzy by po prostu zostawiono ją w spokoju.
Szanowni państwo psycholog jest już na miejscu zdarzenia.
Rozejrzyj się teraz wokół siebie i zastanów ile w swoim środowisku zawodowym dostrzegasz usprawnień w rodzaju doraźnej pomocy psychologicznej. Może prowadzicie, zmuszając pracowników do wydzielania z siebie drętwych artykułów, firmowego bloga, na którego nikt, ale to nikt nie zagląda? Albo wprowadzacie regularne, skrajnie sformalizowane i z gruntu nieszczere spotkania na linii podwładny-szef (tzw. one-on-one’y), które tylko tracą czas i frustrują uczestników tych smutnych schadzek? Pewnie ktoś z Zarządu przeczytał inspirujący artykuł i tak się to wszystko zaczęło. A mógł podejść do sprawy po bożemu.
Na przykład zacząć od zadania fundamentalnego pytania:
Czy w ogóle jest potrzeba?
A może sami ją kreujemy? Każda innowacja i usprawnienie powinny odpowiadać jakiejś faktycznej potrzebie!
Ludzie chcą dzielić się swoimi spostrzeżeniami i uwagami? Pomyślmy o sesjach feedbacku, albo o anonimowej skrzynce życzeń i zażaleń. Nasz zespół świetnie planuje projekty poprzez rozpisywanie ich elementów na żółtych samoprzylepnych karteczkach? To zrealizujmy ten podpatrzony na YouTube pomysł i zafundujmy im komplet różnokolorowych kartek z lepszej jakości klejem oraz oczyścimy i pomalujmy specjalną farbą jedną ze ścian w głównej sali konferencyjnej.
Niestety z doświadczenia wiem, że najczęściej jest na odwrót. Na większości spotkanych przeze mnie pięknych, designerskich, kosztujących majątek tablic do planowania za pomocą karteczek straszyły trzy na krzyż rachityczne notatki wykonane w okolicy epoki neolitu i pozostawione tam prawdopodobnie wyłącznie ze względu na wartość sentymentalną.
No dobrze, ale załóżmy, że mamy uzasadnioną potrzebę. Wtedy warto zadać sobie jeszcze kolejne pytanie.
Czy mamy wystarczającą wiedzę?
Wcale nie chodzi o trzy fakultety i doktorat – good enough wystarczy. Grunt, by wiedza nie była oparta na jednym krótkim wpisie na czyimś blogu.Warto, poza fundamentalnym 'po co’ poznać odpowiedzi na następujące pytania:
- Jak przekazać informację o wdrażanym pomyśle ludziom tak, by ich nie przerazić?
- Od czego zacząć wdrażanie?
- Wdrożenie pilotażowe czy całościowe?
- Trzy najczęściej popełniane błędy i jak ich uniknąć.
- Jakie są inne dobre praktyki?
Najprościej zacząć chociażby od szybkiej kawy na mieście z kimś, kto ma doświadczenie w tym temacie.
Warto poświęcić ten czas. Zbyt wiele widziałem już trwających 45 minut „codziennych szybkich i sprawnych spotkań zespołu”, precyzyjnych kryteriów odbioru projektu, dla których regularnie robiono wyjątek, oczywiście „tylko ten jeden raz”, wycyzelowanych wartości i zasad firmy, do których łamania jawnie zachęcają polecenia służbowe wydawane przez połowę dyrektorów. Zbyt wiele razy, bym nie nawoływał do refleksji przed skokiem na główkę na głęboką wodę.
Praktycznie każda innowacja kosztuje, szczególnie początkowo, czas, nerwy i pieniądze. Warto poszukać trochę więcej wiedzy przed jej wprowadzeniem, bo owe – skończone przecież – zasoby, nie były bezsensownie tracone.
Gdzie jesteśmy i dokąd chcemy dojść?
Zanim wprowadzisz zmianę potrzebne są kryteria, którymi zmierzysz swoją obecną sytuację, a także określisz jakie wyniki (i w jakim czasie!) będą satysfakcjonującym rezultatem oraz zastanowisz się kto, kiedy i w jaki sposób będzie to monitorował.
Prosty przykład: pracownicy, mimo ustalonych reguł, bardzo dowolnie wychodzą i wracają z przerwy obiadowej. Rozmowy z nimi na ten temat są mało przyjemne i średnio skuteczne:
Strasznie długo nie dostarczali zamówienia, miałem wyjść?
By wyeliminować problem, wprowadzacie dofinansowane obiady w biurze. Po dwóch miesiącach okazuje się jednak, że niewiele to zmieniło. Teraz, po szybko skończonym obiedzie nasi ulubieńcy idą „rozprostować kości” – i tyle ich widzieli. Gotów jestem założyć się, że w tym wypadku obiady zostałyby i tak utrzymane – by nie denerwować większości, która już zżyła się z tym benefitem. A wystarczyłoby:
- Przez dwa tygodnie badać rozmiar problemu (czy faktycznie aż tak wiele osób sprawia kłopoty, że warto wprowadzać drogie, kłopotliwe logistycznie oraz wpływające na całą firmę rozwiązanie).
- Ogłosić rozwiązanie wraz z wyraźnym podaniem przyczyny, dla której jest ono wprowadzone.
- Zmierzyć rezultaty po 2, 4 i 6 tygodniach.
- W razie braku poprawy – ogłosić ten fakt wraz z informacją, że w związku z tym program zostanie skasowany – szansa, że zadowoleni z obiadów koledzy zdyscyplinują miłośników świeżego powietrza.
- Jeśli założenia w dalszym ciągu nie zostaną spełnione skasować program.
No właśnie.
Pivot or persevere?
Kluczowym elementem każdego eksperymentu jest, poza pomiarem jego rezultatów, decyzja co dalej.
Utrzymujemy kurs, wprowadzamy korekty, czy kasujemy program? Bez regularnego podejmowania takich decyzji, ani się obejrzysz a twoje życie będzie składało się wyłącznie ze stand-upów, ćwiczeń relaksacyjnych, sortowania i aktualizacji zadań na tablicach kanban, godzinnych medytacji oraz sesji myślenia lateralnego.
Tylko, powiedz mi proszę, jak i kiedy zamierzasz właściwie pracować?
