Planuj, weryfikuj i wycinaj. Inaczej nigdy, uwikłany w stare zwyczaje i znajomości, nie odkryjesz i nie spróbujesz z braku czasu i energii niczego nowego. Potencjalnie dużo lepszego.
Jeśli kiedykolwiek zdarzyło ci się studiować cokolwiek związanego z produkcją, jakością lub zarządzaniem, czytać poradnik dla managerów albo uczestniczyć w firmowej ścieżce szkoleniowej dla kierowników, z pewnością kojarzysz taki obrazek:
To tak zwany cykl Deminga, zwany także PDCA. Rzeczony Deming pomagał Japończykom w latach 50-tych XX wieku rozkręcić produkcję przemysłową w ich zrujnowanym wojną kraju. Jeśli nie kojarzysz ani cyklu, ani Deminga – tym lepiej, zaraz dowiesz się czegoś ciekawego, czym będziesz mógł błysnąć w towarzystwie.
Można by pomyśleć, że Japończycy są znakomici w zorganizowanej produkcji i wcale nie była im potrzebna merytoryczna pomoc Amerykanów. Co najwyżej trochę funduszy na postawienie nowych zakładów przemysłowych. Nic bardziej mylnego – pewnie cię zaskoczę, ale kilkadziesiąt lat temu ludzie z kraju Sushi i Ramen mieli opinię pracowników… leniwych i niezorganizowanych, a produkty wychodzące z ich fabryk cieszyły się, ujmując to delikatnie, renomą dość słabą.
Nie do wiary? A oglądałeś Powrót do przyszłości?
W jednej z pierwszych scen Marty podczas rozmowy z Dokiem Brownem orientuje się, że w czasie podróży w przeszłość zepsuł się i zatrzymał jego zegarek. Doc ogląda go i prychając stwierdza, że to nic dziwnego – zegarek jest japoński. Po prostu nie może być porządny. Na to Marty, bardzo zdziwiony, ripostuje, że przecież Japończycy robią najlepsze rzeczy! Mało kto zwraca na ten dialog uwagę, a jest on ciekawym smaczkiem – pokazuje, jakie kolosalne postępy zrobił japoński przemysł i to w ciągu zaledwie 20-30 lat. Czyli mniej więcej tylu, ile upłynęło od zaorania u nas Polskiej Rzeczypospolitej Ludowej.
To czym stała się Toyota i inne japońskie firmy w dużej mierze jest właśnie zasługą Deminga oraz jego kolegi Jurana. Panowie zdecydowanie mieli łeb na karku. Można by się więc spodziewać, że przedstawiony wyżej, nazwany imieniem Pana D. diagram powinien mieć sporo sensu. Cóż, w rzeczywistości sprawa cyklu PDCA/Deminga jest nieco bardziej skomplikowana.
Jak nie uczyć zarządzania.
Jak wspomniałem, w świecie zarządzania trudno otworzyć szafę, aby nie wyskoczył na ciebie w tej czy innej formie Cykl Deminga. Mam nawet prywatną teorię, że autorzy podręczników i poradników dla managerów używają go jako zapchajdziury. Kiedy w układzie książki wychodzi, że przydałaby się jakaś ilustracja albo jest zbyt wiele miejsca na dane stronie – bez namysłu dorzucają tam kolisty obrazek z PDCA.
Tylko co z tego, skoro towarzyszące mu wyjaśnienia są zwykle skąpe i nadzwyczaj mętne? To samo na żywo – ani podczas studiów, ani w czasie rozmaitych szkoleń nikt, absolutnie żaden trener, doktor ani profesor nie wyjaśnił nam Cyklu Deminga w taki sposób, żebyśmy mieli szanse go zrozumieć. Nie mówiąc już o zastosowaniu w praktyce. Wielka szkoda, bo gdyby ludzie częściej stosowali to mądre, cudownie proste narzędzie – świat byłby piękniejszy, bo odchudzony z całej masy głupich pomysłów i biurokracji.
PDCA, brak cojones i employer branding.
Plan – Do – Check – Act. W najpopularniejszej polskiej wersji tłumaczenia: Zaplanuj – Wykonaj – Sprawdź – Popraw. W wolnym, Igorowym tłumaczeniu oznacza to ni mniej ni więcej:
Cokolwiek robisz – najpierw zastanów się, jak to zrobisz i co chcesz w ten sposób osiągnąć (plan). A kiedy już ruszysz z realizacją (do) – regularnie sprawdzaj czy sprawy mają się zgodnie z twoimi przewidywaniami i oczekiwaniami (check). Jeśli tak nie jest – eksperymentuj, koryguj i zmieniaj podejście, a w ekstremalnych przypadkach – nie bój się całkowicie zrezygnować i wycofać z realizacji danego pomysłu (act).
Oczywista oczywistość, jak wszyscy dobrze wiemy radośnie łamana przez niezliczone osoby i instytucje. Robią coś, realizują, ale dlaczego tak, a nie inaczej i w jakim właściwie celu – tego niestety powiedzieć nie potrafią. O mądrym i skutecznym planowaniu napiszę jednak innym razem. Dziś chcę pokazać, że prawdziwe sedno, piękno, wartość i… trudność w zastosowaniu PDCA kryje się dopiero w kroku trzecim.
Check – zaciśnij zęby i sprawdź, zweryfikuj.
To właśnie on wymaga najwięcej cojones – odwagi, żeby powiedzieć: sprawdzam. Homo Sapiens ma taką denerwującą przypadłość, że nawet jeśli jest na tyle mądry i odpowiedzialny, by coś przemyśleć i zaplanować, to miewa poważne problemy z weryfikacją skutków realizacji tych planów. Dlaczego? Ponieważ zwyczajnie boi się spojrzeć prawdzie w oczy, ponieważ wie, że może nie być ona tak różowa, jak przedstawiały to plany i prognozy. A potem jeszcze – nie daj Boże – zacznie się szukanie tego, kto wpadł na tak głupi i nieodpowiedzialny pomysł. O wiele wygodniej jechać do przodu w gustownych klapkach na oczach.
Przykład z życia – XYZ S.A. postanawia zorganizować niewielką branżową konferencję. Spotkanie jakich wiele – frekwencja przeciętna, wśród prelegentów głównie managerowie z rzeczonej firmy, a po wszystkim okazja, aby napić się za zabudżetowane na ten cel pieniądze. Wszystko brzmi, jak kolejny rozdział polskiego snu o outsourcingu z jednym małym zgrzytem – przeciążonego organizacją konferencji lokalnego działu administracji. W zaciszu firmowej kuchni, przy kubku kawy z mlekiem dziewczyny wyznały mi, że nie dając nikogo dodatkowego do pomocy, oczekuje się od nich ogarnięcia całej logistyki przedsięwzięcia. Oczywiście bez zakłóceń dla ich normalnych obowiązków. Gdzieś między jednym, a drugim siorbnięciem skądinąd znakomitej latte, padło z ich ust sakramentalne pytanie:
A co oni właściwie chcą ta konferencją osiągnąć? Czy im się to udaje?
No właśnie.
Traf chciał, że niedługo potem miałem możliwość zjedzenia obiadu z dyrektorem tego oddziału XYZ S.A. Nie omieszkałem go więc zapytać:
Słuchaj Stefan, po co wy właściwie robicie tę konferencję? Pytam, bo wiele osób z biura łamie sobie nad tym głowę – zamieszanie, przeciążenie dziewczyn z administracji no i dobrych kilkadziesiąt tysięcy złotych na logistykę. A jaki jest cel?
No, oczywiście, że chodzi o zwiększenie świadomości marki naszej firmy oraz ściągnięcie do pracy nowych osób o kompetencjach zbliżonych do tematów, jakie poruszamy tam podczas prelekcji.
Aha, i co, ściągacie? Zwiększacie?
Na pewno.
Na pewno? Chcesz mi powiedzieć, że tego w żaden sposób nie mierzycie? Jakieś, nie wiem, badanie ankietowe pod kątem rozpoznawalności marki, sprawdzenie ile CV przychodzi do firmy przed i po konferencji? Nie sprawdziliście tego przed i po każdej edycji, porównując wyniki?
No, właściwie nie, ale na pewno musi być jakiś efekt. Musi, przecież wszyscy robią takie konferencje!
Ale Stefan, powiedz mi chociaż, że – bo przecież wiem, że uczestnicy są rejestrowani na jakiejś liście – porównujecie nazwiska z tej listy z tym, co spływa do HR? No albo chociaż wysyłacie im jakiś mailing z włączonym śledzeniem jego skuteczności?
Czepiasz się! Daj już spokój, a w ogóle, to mam za chwilę ważne spotkanie. Muszę uciekać.
Teraz rozumiesz? Jeśli tylko mamy konkretną wizję tego, co chcemy osiągnąć, to plany od biedy można doprecyzować w trakcie. Najtrudniej jednak jest sprawdzić skuteczność tego, w co często włożyliśmy już tyle wysiłku i serca, bo (jak większość spraw prostych, ale nie łatwych) wiąże się to z ograniczeniami naszej psychiki. Zawsze powtarzam ludziom, że biurokracja nie powstaje tak, że Młodszy Referent Zdzisław przychodzi rano do pracy, siada i myśli sobie:
Jaki najgłupszy, najbardziej zawikłany i kretyński regulamin, proces albo procedurę mogę dzisiaj stworzyć, żeby tylko utrudnić i uprzykrzyć pozostałe dni ich żywota…
Śmiem twierdzić, że większość, nawet najbardziej debilnych i oderwanych od rzeczywistości przepisów, powstaje w dobrej wierze – ma coś ułatwić, wyjaśnić, uregulować, zapobiec nadużyciom. Problem jest inny – mało kto sprawdza potem czy zadziałało – wykonuje check. A jeszcze mniej instytucji zdobywa się w razie czego na krok czwarty – act, czyli modyfikację albo anulowanie nietrafionej procedury.
I tak sobie trwamy, obrastając w coraz to więcej działań, które jeszcze wczoraj wydawały się genialne, ale dziś nad ich sensownością mało kto w ogóle się zastanowi. Realizujemy programy szkoleniowe, o których podświadomie dawno już wszyscy wiedzą, że wyłącznie nudzą uczestników. Katujemy się planem treningowym, którego efektów jakoś nie widać i nie bardzo zanosi się na zmianę sytuacji. Paraliżując pracę innych, uparcie forsujemy stosowanie jakiejś procedury zapominając, że wymyślona została w zupełnie innych warunkach. Z rozpędu, bo kiedyś wydawało nam się to sensowne, czytamy jakąś gazetę, chodzimy na spotkania jakiejś organizacji, czy odpalamy na telefonie jakąś aplikację.
Tak, doszliśmy właśnie do historii o zastosowaniu PDCA w życiu osobistym, czyli:
Po co ja właściwie założyłem konto na Instagramie?
To pytanie zadałem sobie, gdy po raz kolejny skonstatowałem, że nie do końca widzę sens mojej zabawy tą usługą. Zadałem, ale oczywiście natychmiast je zbagatelizowałem i odsunąłem od siebie jak najdalej. Przecież musiałbym wykonać check, a w przypadku niepomyślnego wyniku – o zgrozo – act.
Act, co oznaczać może koniec, schluss i rozstanie. A, jak w przypadku każdego, nawet przypadkowego i rozpoczętego po pijaku związku, decyzja o zerwaniu i jej realizacja wcale nie jest taka łatwa. Bo tyle już razem przeżyliśmy, bo tyle czasu i energii w to zainwestowałem.
Ale nie, miałem być twardy, być jak Batman. Spójrzmy więc prawdzie w oczy: czemu właściwie założyłem to konto? Hmm… przede wszystkim miałem zyskać tak nowych czytelników. Zyskałem? Nie bardzo. Poza tym chciałem mieć miejsce, gdzie mogę wrzucać zdjęcia, które byłyby dopełnieniem bloga. Zyskałem? Niby tak, ale przy tak wąskim zasięgu lepiej już chyba wrzucać je na Facebooka, a te z wyjazdów jak dotychczas – na Flickr.
Słabo. Ale nie wysnuwajmy pochopnych wniosków! Czasami okazuje się, że coś daje nam nieprzewidziane wcześniej korzyści, dla których warto całą zabawę kontynuować. No więc co jeszcze oferuje mi Instagram:
- Ma duży wybór znakomitych filtrów. Tylko… ja jakoś nie mam weny, by spędzać godziny na eksperymentowaniu z nimi i ich nauce. A poza tym coś w środku wywraca mi się do góry nogami na tę całą przepuszczoną przez filtry, wygładzoną i wypięknioną wizję świata, który w rzeczywistości nie istnieje. Nie istnieje, ale za to skutecznie zaburza nam wizję naszego codziennego, który przy tamtym wydaje się jakiś dziwnie szary.
- Jeśli się tylko dobrze poszuka – jest tam duży wybór znakomitych zdjęć. Ale w sumie to samo mam też gdzie indziej i to bez uzależniającego mechanizmu 'przesuń palcem w dół dalej, no i jeszcze raz, i jeszcze…’.
Sytuacja się klaruje. A, żeby już było mi całkiem łatwo podjąć decyzję, może korzystanie z Instagrama ma z mojego punktu widzenia jakieś ewidentne wady?
- W opcji sugestii z uporem godnym lepszej sprawy aplikacja proponuje mi do oglądania zdjęcia rozmaitych wydekoltowanych niuń, na które czasem, w chwilach tramwajowej znudzonej słabości klikam. Klikam, a potem kręcę głową z ubolewaniem nad własną gospodarką hormonalną, która kazała mi powiększyć zdjęcie odzianej w kuriozalnie wydekoltowany strój do fitness dziewoi, która w zabawny sposób wypina się do lustra dzierżąc w dłoni iPhone’a w złotej obudowie. I żeby chociaż była ładna…
- Przeraża mnie obraz tramwajów, pociągów, poczekalni, kawiarni i ławek na Plantach wypełnionych smartphone zombies, dla których najważniejsze na świecie jest odpisać na kolejną wiadomość o niczym na messengerze, albo zajrzeć co zmieniło się w ciągu ostatnich siedemnastu sekund na głównej stronie Facebooka. A korzystanie Instagrama powoli, cicho i niepostrzeżenie wciąga mnie w ten świat.
Dość. Już wiem. Przyszła pora na act!
PDCA – takie proste, a jakie pożyteczne. Planuj, weryfikuj i wycinaj. Inaczej nigdy, uwikłany w stare zwyczaje i znajomości, nie odkryjesz i nie spróbujesz z braku czasu i energii niczego nowego. Potencjalnie dużo lepszego. A może nawet, pukając z przyzwyczajenia w telefon przegapisz jak zerka na ciebie ktoś, z kim znajomość mogłaby całkiem odmienić twoje życie.
