rozwój osobisty dla dorosłych

SMS w drodze z pierwszej randki

S

Czyli skąd biorą się ASAP-y, względnie: jak można w imię bezsensownego „bohaterstwa” całkowicie zdezorganizować pracę sobie i innym.

Wasz boss rozmawia z kimś, kogo bardzo chce uszczęśliwić – swoim własnym przełożonym, partnerem, klientem. W toku rozmowy stwierdza, że pomogłoby niezmiernie, gdyby mógł dostarczyć im pilnie jakąś dodatkową dokumentację, raport, prototyp, czy roboczą wersję projektu kampanii. Bez zastanowienia i jakichkolwiek konsultacji pada deklaracja „będzie za trzy dni”, wy zaś o wszystkim dowiadujecie się z enigmatycznego maila donoszącego o nowym, überpriorytetowym zadaniu.

Na pewno wiesz o czym mówię.

Co dalej? Przez dwa dni borykacie się z doprecyzowaniem polecenia, a kolejne trzy usiłujecie sklecić to coś z dostępnych komponentów i zdawkowych informacji. Równocześnie staracie się nie zawalić totalnie całej bieżącej pracy. Rezultat? Pilne zadanie i tak zostaje dostarczone po terminie, a smród w postaci chaosu i opóźnień ciągnie się jeszcze przez dobrych kilka tygodni.

Zrozumieć szefa

To nie jest tak, że szef jest głupi i nieodpowiedzialny. Zresztą – spójrzmy prawdzie w oczy (i do tego właściwie zmierza ten tekst) – nawet jeśli nie zarządzasz projektem, najpewniej też masz już za sobą podobne przewinienia. My, ludzie tak już po prostu mamy. W sytuacji rozmowy z kimś, kogo chcesz uszczęśliwić, zwyczajnie kusi by się wykazać, być czempionem, superwydajnym profesjonalistą. Kusi tak, jak spożycie kolejnej kostki z leżącej przed tobą tabliczki czekolady.

Co robić? Zacząć od uświadomienia sobie dwóch rzeczy.

Zabijasz tak motywacjĘ INNYCH

W przypadku każdego pilnego zadania na wczoraj warto zacząć od sprecyzowania, co jest tak naprawdę potrzebne i – przede wszystkim – czy jest potrzebne na pewno. Najgorsze bowiem co można zrobić, to dezorganizując pracę zespołu, nadludzkim wysiłkiem i sobie tylko znanym sposobem dostarczyć coś, czego odbiorca tak naprawdę wcale nie chce, nie potrzebuje i wcale się tego nie domagał. Zespół szybko się zorientuje i na skutki nie będzie trzeba długo czekać.

Jeśli zaczniesz regularnie wbiegać do pokoju i wymachując rękami oświadczać, że „trzeba coś pilnie dostarczyć”, to poza tym, że obrobią ci tyłek w firmowej kuchni, zaczną też stopniowo coraz bardziej twoje ASAPy olewać. Jest chyba nawet taka bajka o chłopcu, co dla zabawy podnosił fałszywy alarm o atakującym wilku. Podnosił tyle razy, że kiedy przyszła prawdziwa potrzeba, wilk go zjadł, bo wszyscy gładko i równo jego wołania o pomoc olali.

A co jeśli wilk jest prawdziwy, jeśli zadanie faktycznie jest pilne i ma sens? Wtedy zadaj sobie dwa pytania:

Na kogo spadnie główny ciężar jego wykonania?

Oraz:

Jak ostatnio czułem się, kiedy ktoś za moimi plecami czegoś naobiecywał, a potem zrzucił wykonanie na mnie?

Myślę, że nie potrzeba dodawać nic więcej, ale aby było jasne podpowiem. Magicznym słowem jest tutaj: skonsultuj.

Często jednak argumentem za realizacją ASAP-a jest to, że po prostu musimy wypaść dobrze przed kimś ważnym. Za wszelką cenę. Tym supermenom openspejsów spieszę złamać serce i poinformować, że w 9 przypadkach na 10 efekt takich działań jest odwrotny do zamierzonego. Jest jak…

SMS w drodze z pierwszej randki!

No bo co może pomyśleć sobie twój szef, kiedy ad hoc obiecasz mu coś „na jutro”? Na przykład, że twój zespół nie ma nic do roboty i stąd taki krótki termin wykonania zadania. Albo, że obiecujesz coś, o czym nie wiesz czy może zostać dostarczone (brak konsultacji) – czyli jesteś nieodpowiedzialny. Względnie, że (skoro znasz na pamięć zadania, priorytety i terminy zadań całego zespołu) mikrozarządzasz ludźmi, czyli jesteś kiepskim menedżerem i skupiasz nie na tym co trzeba. Nie wspominając już, że ów ASAP najczęściej i tak dochodzi po terminie i w średniej jakości, co dodatkowo nie świadczy dobrze o twoich kompetencjach.

A klient? Cóż, z klientem to jest trochę tak, jakbyś zaraz po zakończeniu pierwszej randki, jeszcze w drodze do domu, wysyłał SMS-a z propozycją ośmiu kolejnych terminów spotkania. Pomyśli, że jesteście zdesperowani.

Podsumowując: Underpromise & overdeliver

Obiecaj mniej, a dostarcz więcej. Najlepiej wygraweruj i zawieś nad biurkiem tę dewizę.

W jej praktycznym zastosowaniu najcięższy jest pierwszy krok – powstrzymać się przed naobiecywaniem złotych gór. Bardzo pomaga sama świadomość problemu, ale to mam nadzieję mamy już za sobą. Teraz zostaje tylko konsekwentnie ćwiczyć gryzienie się w język. Tak więc następnym razem, gdy staniesz przed pokusą naobiecywania, weź głęboki oddech i:

  • Doprecyzuj czy ta osoba naprawdę tego potrzebuje (i jak bardzo – czy warto opóźniać z tego powodu dostarczenie innych zadań). Ustal co tak naprawdę jest potrzebne i czy na pewno wszystko dobrze rozumiesz. Pomyśl, czy nie masz czegoś wystarczająco dobrego (good enough) dostępnego od ręki.
  • Na zakończenie rozmowy uśmiechnij się i powiedz, że skonsultujesz sprawę (a jeśli dotyczy to zadania, które wykonasz samodzielnie – że przemyślisz) i termin realizacji podasz w ciągu 24 godzin.
  • Konsultując wrzutkę z zespołem nie popełniaj klasycznej menedżerskiej zbrodni narzucania prognoz. Przedstaw problem, a potem zamknij buzię i słuchaj. Żadnego “to wam powinno zająć ze 2 dni, no nie?”.

W ramach zadania domowego – zacznij obserwować ludzi na biznesowych spotkaniach. Dostrzeżesz jak sami, nieświadomie i bezwiednie wkopują się w bagno. Jeśli ich lubisz – podrzuć im ten tekst, jednak pamiętaj: nie napisałem go, abyś ze złośliwą radością i satysfakcją stwierdził, że widzisz takie zachowanie u tego, czy tamtej.

Napisałem go przede wszystkim, abyś takie zachowania dostrzegł i wyeliminował u siebie.

Igor Mróz

ESTJ. Swoim życiem zarządzam w sprintach przy pomocy tablicy Kanban. Lubię książki tak mądre, że przy nich zasypiam i jedzenie tak zdrowe, że inni drapią się na jego widok w głowę. Więcej

Spodobało się?

Zostaw swój mail, a raz na kilka tygodni napiszę do Ciebie z informacjami o nowych tekstach i innych moich projektach.

5 komentarzy

 

  • coś w tym jest, że przełożeni trzymają szkielety w szafie, a wyciągają je w ostatniej chwili, pytanie: czy z pełną świadomością? czy może zapomnieli?
    jeśli to Tobie każą na jutro rano napisać jakieś tam duże sprawozdanie a dochodzi właśnie godz. 16, co wtedy?




    0



    0
    • 1. Pytasz: co innego mam zrobić później.
      2. Radośnie stwierdzasz „o super, dzisiaj nadgodziny, to akurat w piątek wyjdę w południe”.
      3. Wysyłasz im ten tekst.

      Niemniej głównym celem w/w wypocin było raczej uświadomienie, że sami tak często robimy to innym. I oczywiście tego nie zauważamy, bo „jest to wyjątkowo pilne”. :-)




      0



      0
  • Uważam, że zadawanie pytań po tym jak usłyszysz ASAP jest bardzo sensowne. Tylko wymaga odwagi. I według mnie to jest główny powód dlaczego tego nie robimy. I jeszcze – takie pytania badające sens czy potrzeby, świadczą o szacunku zainteresowaniu. Tylko, że w ten sposób możemy obnażyć czyjąś bezmyślność, brak refleksji a to już jest stąpanie po cienkim lodzie. Ludzie (szefowie w szczególności) nie lubią słyszeć, że są głupi / ulegli wobec klientów / bezmyślni / bezrefleksyjni. Tym bardziej jak są.




    1



    0
    • :-) I na takie wątpliwości np. na szkoleniu odpowiadam mniej więcej tak (chyba nieco coachingowo):

      a) A chcesz się później męczyć z takim ASAPem?
      b) A próbowałeś/próbowałaś, czy tylko sądzisz, że szef się oburzy?
      c) Sądzisz, że zadajesz to pytanie taktownie i dyplomatycznie? Tego warto się nauczyć.
      d) A jeśli pytasz i pytasz dyplomatycznie, a szef i tak się wkurza to… czy to nie dobra informacja? Masz jasność, że jedyne co cię tam czeka to frustracja i wypalenie? Może pora zmienić projekt?




      1



      0
rozwój osobisty dla dorosłych