Czyli skąd biorą się ASAP-y, względnie: zastanów się ile razy w imię bezsensownego „bohaterstwa” całkowicie zdezorganizowałeś pracę sobie i innym.

Wasz boss rozmawia z kimś, kogo bardzo chce uszczęśliwić – swoim własnym przełożonym, partnerem, klientem. W toku rozmowy stwierdza, że pomogłoby niezmiernie, gdyby mógł dostarczyć im pilnie jakąś dodatkową dokumentację, raport, prototyp, czy roboczą wersję projektu kampanii. Bez zastanowienia i jakichkolwiek konsultacji pada deklaracja „będzie za trzy dni”, wy zaś o wszystkim dowiadujecie się z enigmatycznego maila donoszącego o nowym, überpriorytetowym zadaniu.

Na pewno wiesz o czym mówię.

Co dalej? Przez dwa dni borykacie się z doprecyzowaniem polecenia, a kolejne trzy usiłujecie sklecić to coś z dostępnych komponentów i zdawkowych informacji. Równocześnie staracie się nie zawalić totalnie całej bieżącej pracy. Rezultat? Pilne zadanie i tak zostaje dostarczone po terminie, a smród w postaci chaosu i opóźnień ciągnie się jeszcze przez dobrych kilka tygodni.

Zrozumieć szefa

To nie jest tak, że szef jest głupi i nieodpowiedzialny. Zresztą – spójrzmy prawdzie w oczy (i do tego właściwie zmierza ten tekst) –  nawet jeśli nie zarządzasz projektem, najpewniej też masz już za sobą podobne przewinienia. My, ludzie tak już po prostu mamy. W sytuacji rozmowy z kimś, kogo chcesz uszczęśliwić, zwyczajnie kusi by się wykazać, być czempionem, superwydajnym profesjonalistą. Kusi tak, jak spożycie kolejnej kostki z leżącej przed tobą tabliczki czekolady.

Co robić? Zacząć od uświadomienia sobie dwóch rzeczy.

Zabijasz tak motywacje współpracowników

W przypadku każdego pilnego zadania na wczoraj warto zacząć od sprecyzowania, co jest tak naprawdę potrzebne i – przede wszystkim – czy jest potrzebne na pewno. Najgorsze bowiem co można zrobić, to dezorganizując pracę zespołu, nadludzkim wysiłkiem i sobie tylko znanym sposobem dostarczyć coś, czego odbiorca tak naprawdę wcale nie chce, nie potrzebuje i wcale się tego nie domagał. Zespół szybko się zorientuje i na skutki nie będzie trzeba długo czekać.

Jeśli zaczniesz regularnie wbiegać do pokoju i wymachując rękami oświadczać, że „trzeba coś pilnie dostarczyć”, to poza tym, że obrobią ci tyłek w firmowej kuchni, zaczną też stopniowo coraz bardziej twoje ASAPy olewać. Jest chyba nawet taka bajka o chłopcu, co dla zabawy podnosił fałszywy alarm o atakującym wilku. Podnosił tyle razy, że kiedy przyszła prawdziwa potrzeba, wilk go zjadł, bo wszyscy zlali jego wołania o pomoc.

A co jeśli wilk jest prawdziwy, jeśli zadanie faktycznie jest pilne i ma sens? Wtedy zadaj sobie dwa pytania:

Na kogo spadnie główny ciężar jego wykonania?

Oraz:

Jak ostatnio czułem się, kiedy ktoś za moimi plecami czegoś naobiecywał, a potem zrzucił wykonanie na mnie?

Myślę, że nie potrzeba dodawać nic więcej, ale aby było jasne podpowiem. Magicznym słowem jest tutaj: skonsultuj.

Często jednak argumentem za realizacją ASAP-a jest to, że po prostu musimy wypaść dobrze przed kimś ważnym. Za wszelką cenę. Tym supermenom openspejsów spieszę złamać serce i poinformować, że w 9 przypadkach na 10 efekt takich działań jest… odwrotny do zamierzonego.

Nie wysyłaj SMS-a w drodze z pierwszej randki.

No bo co może pomyśleć sobie twój szef, kiedy ad hoc obiecasz mu coś „na jutro”? Na przykład, że twój zespół nie ma nic do roboty i stąd taki krótki termin wykonania zadania. Albo, że obiecujesz coś, o czym nie wiesz czy może zostać dostarczone (brak konsultacji) – czyli jesteś nieodpowiedzialny. Względnie, że (skoro znasz na pamięć zadania, priorytety i terminy zadań całego zespołu) mikrozarządzasz ludźmi, czyli jesteś kiepskim menedżerem i skupiasz nie na tym co trzeba. Nie wspominając już, że ów ASAP najczęściej i tak dochodzi po terminie i w średniej jakości, co dodatkowo nie świadczy dobrze o twoich kompetencjach.

A klient? Cóż, z klientem to jest trochę tak, jakbyś zaraz po zakończeniu pierwszej randki, jeszcze w drodze do domu, wysyłał SMS-a z propozycją ośmiu kolejnych terminów spotkania. Pomyśli, że jesteście zdesperowani.

Podsumowując: underpromise & overdeliver – obiecaj mniej, a dostarcz więcej.

Najlepiej wygraweruj i zawieś nad biurkiem tę dewizę. W jej praktycznym zastosowaniu najcięższy jest pierwszy krok – powstrzymać się przed naobiecywaniem złotych gór. Jak? Jak zawsze bardzo pomaga sama świadomość problemu – to mamy już za sobą. Potem to już tylko konsekwentne ćwiczenia gryzienia się w język. Tak więc następnym razem, gdy staniesz przed pokusą, weź głęboki oddech i:

  • Doprecyzuj czy ta osoba naprawdę tego potrzebuje (i jak bardzo – czy warto opóźniać z tego powodu dostarczenie innych zadań). Ustal co tak naprawdę jest potrzebne i czy na pewno wszystko dobrze rozumiesz. Pomyśl, czy nie masz czegoś wystarczająco dobrego (przysłowiowe good enough) dostępnego od ręki.
  • Na zakończenie uśmiechnij się i powiedz, że skonsultujesz sprawę (jeśli dotyczy to twojego osobistego zadania – że przemyślisz) i termin realizacji podasz w ciągu 24 godzin.
  • Konsultując nie popełniaj klasycznej menedżerskiej zbrodni narzucania prognoz. Przedstaw problem a potem zamknij buzię i słuchaj; żadnego “to wam powinno zająć ze 2 dni, no nie!?!”.

W ramach przynoszącego satysfakcję zadania domowego – zacznij obserwować ludzi na biznesowych spotkaniach. Dostrzeżesz jak sami – nieświadomie – wkopują się w bagno. I jeśli ich lubisz – podrzuć im ten tekst.

Otagowane jako: