Zaprawdę nie wiedzą co czynią ci, co oddają w cudze ręce ważne faktury swoje!

Nim bohaterkę komedii romantycznej usidli jej wymarzony książę, który w scenie finałowej zawinie ją wreszcie w dywan i uprowadzi w Bieszczady, musi ona, ku uciesze zgromadzonych w kinie widzów, zaliczyć kompilację zabawnych wpadek. Np. umówić się na serię nieudanych randek w ciemno, będących pretekstem do zaprezentowania sylwetek stereotypowych, życiowych nieudaczników. Będzie bezmózgi sportowiec, będzie facet opowiadający o problemach gastrycznych i będzie nudny księgowy.

No właśnie: „nudny księgowy”. Księgowy jest nudny, bo jego praca jest nudna. Odtwórcza, upierdliwa, skomplikowana i czasochłonna. Większość przedsiębiorców podchodzi do niej jak pies do jeża, traktuje jak zgniłe jajo, które najlepiej komuś podrzucić, zapłacić za święty spokój i zająć się tym co ważne – obsługą klienta, „ogarnianiem firmowego sołszjala”, względnie czytaniem osiemsetnego poradnika „Własny biznes od podstaw.

A to często – śmiem twierdzić – błąd.

A twierdzić tak mam prawo, bo – choć mało kto wie – sam jestem z wykształcenia księgowym i przepracowałem tak kilkanaście miesięcy. Sama zaś rachunkowość i pokrewne jej przedmioty były tymi, z których byłem jednym z najlepszych na roku. Czego, ekhm, zdecydowanie nie można powiedzieć o reszcie wykładów i ćwiczeń.

Niestety, dla absolwenta Akademii Ekonomicznej (dziś Uniwersytetu) na specjalizacji rachunkowość i auditing rzeczywistość jest brutalna. A przynajmniej była, kiedy kończyłem studia. Perspektywy kariery kształtowały się następująco – klepanie faktur za paliwo i komórkę w biurze rachunkowym, albo zbliżona specyfiką praca żywego skanera w open space dla jednej z kilku na krzyż (wtedy) korporacji. Jedno i drugie za grosze. Zająłem się więc czymś zupełnie innym i straciłem kontakt z zawodem. Prawie. Bo od 2011 roku sam prowadzę swoją książkę przychodów i rozchodów i autentycznie dziwię się moim znajomym, którzy tego nie robią tego sami.

Raz, że to jest naprawdę proste, a dwa – mało kto jest świadomy pewnej bardzo istotnej kwestii. Zewnętrzny księgowy, któremu oddajemy pełnomocnictwo, nie ponosi de facto żadnej odpowiedzialności za wszelkie błędy i niedociągnięcia w prowadzeniu naszej rachunkowości i rozliczeniach ze skarbówką. Bardziej precyzyjnie: przed urzędem za wszystko odpowiadamy my, a niezależnie od tego możemy sobie pozwać do sądu biuro rachunkowe, które naknociło nam w papierach (więcej na ten temat). 

Jak często tak się dzieje? Niestety nie dysponuję statystykami, ale z przerażającą regularnością ktoś opowiada mi historie w stylu: „babka źle wysłała deklarację, a teraz ja muszę się tłumaczyć”. W ramach ciekawostki nadmienię, że za taki błąd zazwyczaj nie jest odpowiedzialna ta doświadczona, godna zaufania starsza pani w okularach, u której wykupiłeś usługę. Nie jest, bo to nie ona „klepie w system” te faktury. Robią to studenci na śmieciówkach – Ania, Marek i Kasia. A coraz częściej Witalij i Natasza.

jak_wyglada_biuro_rachunkowe

Dlatego gdy tylko mam okazję namawiam każdego freelancera, kontaktora i właściciela niewielkiej firmy do prowadzenia Książki Przychodów i Rozchodów samodzielnie. To nie tylko oszczędność pieniędzy (zwłaszcza w skali kilku lat) i spokojniejszy sen dzięki temu, że sami wiemy co nam w rachunkach siedzi, ale też – co ważne – zdecydowanie ułatwiony kontakt ze skarbówką.

Prędzej czy później ktoś was wezwie albo zadzwoni, by coś wyjaśnić. Ale kiedy okazuje się, że wiecie o czym się do was rozmawia – urzędnicy oddychają z ulgą, że to nie kolejny Janusz, który na wszelki wypadek na dzień dobry zwymyśla ich od złodziei, a rozmowa staje się naprawdę partnerska. I nagle okazuje się, że to nie banda namolnych urzędasów, tylko normalni, sensowni ludzie, a sprawa jest do polubownego wyjaśnienia w przeciągu kilkunastu minut.

Ale żeby tylko na namawianiu się nie skończyło – podpowiem jak zrobić to tak, by zminimalizować ryzyko bólu głowy.

Jaki program do księgowości?

Może masz już na koncie próbę samodzielnego podejścia do tematu, ale zniechęcił cię program? Nic dziwnego. Testowałem (od laborek na studiach przez pracę w biurze rachunkowym, po prowadzenie KPiR dla siebie) wiele i wiem, że potrafi być naprawdę ciężko. Rekordem był chyba siermiężny niczym noworoczne orędzie polityków Rachmistrz GT, w którym w momencie (obowiązkowej) aktualizacji programu musiałem pakować zipem, ciąć na mniejsze kawałki i wysyłać emailem (!) do producenta bazę danych, by ten po jej ręcznej aktualizacji odsyłał mi ją tą drogą z powrotem. Ów zaawansowany system nie był bowiem w stanie poradzić sobie z barierą tak niepojętą jak angielska wersja Windowsa.

Ale aż tak źle nie było (wspomnienia z pierwszej pracy w biurze rachunkowym – A.D. 2004).

Płakałem więc, zgrzytałem zębami, aż pewnego dnia natrafiłem na inFakt, do którego zapałałem miłością niemalże od pierwszego wejrzenia i tam od czterech lat cieszę się całkiem wygodnym interfejsem, szeregiem udogodnień, jak wszelkiego rodzaju przypomnienia o zapłacie ZUSu (nie wspominając o tym,  że system podpowiada mi dokładnie ILE mam go zapłacić), czy możliwość wypełnienia i wysłania do US wszelkich deklaracji podatkowych (z rocznym PITem włącznie) z poziomu programu.

Całość za relatywnie nieduże pieniądze, a jeszcze mniejsze po rejestracji przez kliknięcie w screen lub któryś z linków w tym artykule:

infakt_ceny

Co chyba kluczowe – nie zostajesz sam z wątpliwościami, bo w pakiecie otrzymujesz pomoc księgową na telefon, gdzie (również testowałem – wcale kumaty) księgowy doradzi w razie potrzeby lub wątpliwości. W ramach ciekawostki dodam, że dosłownie w zeszłym tygodniu miałem możliwość porównania odpowiedzi pani z tradycyjnego biura rachunkowego do helpdesku inFaktu.

Pytanie dotyczyło księgowania faktury od kontrahenta z USA. Pani z biura odesłała mnie do… doradcy podatkowego (czytaj: spuściła ze schodów, bo nie podała nawet na żadnego namiarów), Pan Radek z inFaktu wyjaśnił mi co mam zrobić (czy raczej potwierdził to, co w międzyczasie wygooglałem) w jakieś 90 sekund.

Pierwsze miesiące, czyli jak zacząć i o czym pamiętać.

Nie będę ściemniał – początek, w szczególności pierwszy kwartał, a następnie (choć już dużo mniej) reszta pierwszego roku będzie nabieraniem wprawy i nauką, ale tego naprawdę nie ma dużo, a potem robi się już samo. A jak? Tak:

  • Załatwiasz sobie profil zaufany ePUAP, aby móc załatwiać sprawy przez internet.
  • Rejestrujesz działalność albo zmieniasz już istniejącą za pomocą CEIDG tak, aby rozliczać podatek dochodowy i VAT kwartalnie. Tak jest wygodniej, nie ma sensu bujać się z tym co miesiąc.
  • Rejestrujesz się w inFakcie i dokonujesz podstawowej, banalnej konfiguracji. 
  • Na bieżąco wklepujesz faktury kosztowe. Jako koszt możesz wziąć wszystko, z czego można by się wytłumaczyć przed urzędem, że jest związane z tym, jak zarabiasz – w razie wątpliwości Google lub telefon do inFaktu.
  • Oczywiście na bieżąco wystawiasz faktury za zlecenia (w polecanym systemie wystawiają się same w naprawdę estetycznej formie).

Regularne obowiązki (o każdym, włącznie z ZUS, może przypomnieć ci inFakt za pomocą e-maila):

  • Od 2018 roku raz na miesiąc (do 25 następnego miesiąca, czyli 25 lutego za styczeń) wysyłasz tzw. JPK (Jednolity Plik Kontrolny) – dwa kliknięcia w programie.
  • Raz na kwartał, do 20 następnego miesiąca po zakończeniu kwartału (20 lipca za kwiecień-czerwiec), opłacasz zaliczkę na podatek dochodowy.
  • Raz na kwartał, do 25 następnego miesiąca po zakończeniu kwartału (25 października dla lipiec-wrzesień), opłacasz zaliczkę VAT oraz wysyłasz deklarację (także dwa kliknięcia w programie).
  • Raz na rok, do końca kwietnia, składasz PIT36 lub PIT 36L (patrz „dodatkowa porada” niżej) i ew. regulujesz niedopłatę podatku, ale najczęściej czekasz na jego zwrot. I tak, też możesz to zrobić wygodnie z automatu z programu.
  • Nie należy zapominać o opłacaniu ZUS-u (do 10 kolejnego miesiąca za miesiąc poprzedni) i złożeniu deklaracji na początku zakładania firmy oraz przy ew. poważniejszych zmianach (np. zawieszenie/odwieszenie działalności). Dobra wiadomość jest taka, że opłacanie jest od tego roku uproszczone, a deklaracji na co dzień nie składa się w ogóle.
Dodatkowa porada: liniowy czy zasady ogólne?

To czy rozliczamy PIT 36 czy PIT 36L zależy od wybranej formy opodatkowania. Każdy może do 20 stycznia każdego roku (można to zrobić przez CEIDG) wybrać formę:

  • zasady ogólne – czyli jak na etacie, progi 18% i 32% (powyżej dochodu 85 tysięcy) z kwotą wolną od podatku – wtedy właśnie składasz na koniec roku PIT 36,
  • podatek liniowy – 19% podatku jak leci, bez progów i kwoty wolnej od podatku – wtedy składasz PIT 36L. Od ‚L’ jak liniowy.

Którą formę wybrać? Jeśli twoje dochody (faktury, które planujesz wystawić minus koszty) nie przekroczą w jednym roku raczej 85 000,- PLN i w Twojej branży raczej nie trafiają się znienacka wielkie zlecenia za dużą kasę – wybierz zasady ogólne. W przeciwnym wypadku (wyższe dochody lub możliwość niespodziewanego dużego zlecenia) wybierz podatek liniowy.

Ja od 2018 znów będę na liniowym – klientów szczęśliwie mam coraz więcej i mimo, że tak naprawdę nie wiem jak sprawy się potoczą, to wybieram spokój ducha. Po prostu nie chcę w ostatnim kwartale, kiedy potrafią nagle pojawiać się dużo warte zapytania ofertowe, zastanawiać się czy chcę w coś wchodzić, jeśli skończyłoby się to zapłatą od całości 32% podatku. Wolę cały rok płacić odrobinę więcej, niż 30 grudnia kupować w panice na firmę wszystko, co tylko może mi się przydać w kolejnym roku (wszelkie podobieństwo do wydarzeń sprzed kilku lat – zupełnie, całkowicie, absolutnie przypadkowe).

Jak przejść na inFakt od księgowego albo z innego programu?

Odpowiadając na bardzo słuszny komentarz-pytanie jednego z czytelników wyjaśniam jak może wyglądać proces przejścia z zewnętrznego księgowego (lub jakiegoś programu księgowego z piekła rodem), na ogarnianie tego samemu. Niezależnie od tego, co opisałem niżej – zachęcam do zgłoszenia się na infolinię inFaktu. W końcu co jak co, ale na nowym kliencie powinno bardzo im przecież zależeć.

Wracając do meritum – zmieniając dostawcę usług księgowych musisz zadbać o trzy rzeczy:

1. Zarejestrowanie tego faktu (zmiany miejsca przechowywania dokumentacji księgowej) w bazie CEIDG.

2. Zapewnienie ciągłości składania deklaracji i rozliczania podatków – sprawdź za jaki ostatni okres jesteś rozliczony (odprowadzono podatek) i zostały wysłane stosowne deklaracje (głównie VAT miesięczny/kwartalny albo roczne  PIT-y – zestawienie tych obowiązków dwa akapity wyżej), a następnie upewnij się, że już samodzielnie ogarniesz całość od tego momentu tak, żeby po drodze coś się nie „zapomniało”.

3. Przejęcie wszystkich dokumentów. Po pierwsze odzyskaj wszystkie rachunki i faktury, które księgowy przechowuje za ciebie. Po drugie odzyskaj wszystkie papiery związane z prowadzeniem twojej książki przychodów i rozchodów, będą to m.in. (znakomita większość poniższych nie musi być fizyczna – wystarczą PDFy):

  • Wydruki Podatkowej Książki Przychodów i Rozchodów.
  • Wydruki Rejestru Sprzedaży VAT.
  • Wydruki Rejestru Zakupów VAT.
  • Wydruki wszelkich wystawionych przez księgowego dokumentów typy Dowody Wewnętrzne, czy faktury przychodowe (to, co wystawiliście twoim klientom), które są np. tylko „wirtualnie” w ich systemie (to częsta, normalna praktyka – po co drukować to wszystko).
  • Wydruki Rocznych spisów z natury.
  • Wydruki wszystkich deklaracji (czyli roczne PIT + kwartalne lub miesięczne VAT + potwierdzenia odbioru przez urząd).

Cała powyższa papierologia brzmi przerażająco, ale tak naprawdę najwięcej miejsca zajmą twoje faktury.

Porada na koniec – jeśli przenosisz się w pierwszym kwartale danego roku, najwygodniej będzie wprowadzić w nowy system dokumenty od początku stycznia. Wtedy bez problemu rozliczysz kolejne kwartały, a potem cały rok. Jeśli przesiadasz się później – radzę zapytać o radę na infolinii.

Zabawa we wklepywanie dziesiątek dokumentów od stycznia może nie mieć sensu – dowiedz się co i gdzie ustawić w systemie ręcznie aby wyliczył odpowiedni podatek za kolejne kwartały i cały rok, a dokumenty zacznij wklepywać od początku określonego okresu (np. bieżącego kwartału).

Czy wszyscy księgowi są do bani?

Na koniec, drżąc o całość szyb w moich oknach oraz o to, by znajomi z roku nie przestali poznawać mnie na ulicy, muszę jasno powiedzieć: nie, nie twierdzę, że wszyscy księgowi są do bani. Twierdzę zwyczajnie, że przy prostej działalności oddawanie tego na zewnątrz zupełnie się nie kalkuluje. Co innego w nieco bardziej skomplikowanych przypadkach – kilku ludzi na etacie, naprawdę sporo faktur, czy częste nietypowe i karkołomne rozliczenia typu zaliczkowe faktury zagraniczne. Wtedy warto poszukać zaufanego księgowego. Naprawdę zaufanego, z naprawdę sprawdzoną opinią, bo „z polecenia” zatrważająco często oznacza, że Kazik poznał tę panią z biura rachunkowego na jodze i „ogólnie to dobrze jej z oczu patrzy”.

Chociażby dlatego nie polecam tutaj, nawet jeśli usługa ma konkurencyjną cenę i wydaje się bardzo sensowna, oferowanego przez inFakt biura rachunkowego. Nie polecam, ponieważ nie testowałem go i w związku z tym nie mogę wydać uczciwej rekomendacji. Choć… jeśli nie jesteś zadowolony z obecnego dostawcy usług księgowych – może warto spróbować? Niezależnie jednak od tego co zrobisz – nie wolno ci zupełnie umywać rąk od tych spraw.

Sam właśnie wyprowadzam pewne spore przedsięwzięcie z kryzysu i pierwszą rzeczą, którą zrobiłem, było właśnie przekazanie sprawy komuś zaufanemu. Co nie znaczy, że nie będę regularnie interesował się tym, co się z moją księgowością dzieje. Bo życie to nie komedia romantyczna kończąca się happy endem, w którym na weselu głównych bohaterów nudziarz-nieudana-randka-księgowy bawi się z ciamajdowatą druhną. Oddanie swojej księgowości komuś z zewnątrz i całkowite umycie rąk z podejściem „płacę za to i zupełnie mnie to nie interesuje” to nie do końca dobry pomysł. To zwyczajnie proszenie się o kłopoty.

Otagowane jako: