Usiądź wygodnie i zastanów się ile razy w imię bezsensownego bohaterstwa całkowicie zdezorganizowałeś wszystkim pracę.

Wasz boss rozmawia z kimś, kogo chce uszczęśliwić – swoim przełożonym, partnerem, klientem. W toku rozmowy wychodzi, że przydałoby się dostarczyć w miarę szybko jakąś dokumentację, raport, prototyp. Szef bez jakichkolwiek konsultacji obiecuje trzydniowy termin. O wszystkim dowiadujecie się z enigmatycznego maila donoszącego o „nowym priorytetowym zadaniu”. Na pewno wiesz o czym mówię.

Co dalej? Zespół przez dwa dni boryka się z doprecyzowaniem polecenia, kolejne dwa usiłuje sklecić “to coś” z dostępnych mu komponentów i informacji, starając się jednocześnie nie zawalić totalnie całej swojej bieżącej pracy. W rezultacie „pilne zadanie” zostaje dostarczona dwa dni po terminie. Smród w postaci chaosu i opóźnień ciągnie się jednak jeszcze przez dobrych kilka tygodni.

Zrozumieć szefa

To nie jest tak, że szef jest głupi i nieodpowiedzialny. Z resztą – spójrzmy prawdzie w oczy (i do tego właściwie zmierza ten tekst) –  jeśli zarządzasz projektem, najpewniej też masz już za sobą podobne przewinienia. Tak po prostu mamy. W sytuacji rozmowy z kimś, kogo chcesz uszczęśliwić, zwyczajnie kusi by się wykazać, być czempionem, superwydajnym profesjonalistą. Kusi tak, jak spożycie kolejnej kostki z leżącej przed tobą tabliczki czekolady. Co robić?

Wystarczy się powstrzymać

Zdusić cisnące się na usta “dostarczymy to za trzy dni”. Zamiast tego lepiej doprecyzować, co jest tak naprawdę potrzebne i – przede wszystkim – czy jest potrzebne na pewno. Najgorsze co można zrobić, to dezorganizując pracę zespołu, dostarczyć coś, czego odbiorca tak naprawdę nie chce i nie potrzebuje. Gwarantuje, że twoi ludzie się zorientują i na skutki nie będzie trzeba długo czekać – poza obgadaniem cię w kuchni, z każdym kolejnym razem, gdy wbiegniesz do pokoju machając rękoma i oświadczając, że “trzeba coś pilnie dostarczyć” – będą cię stopniowo, coraz bardziej olewać.

Nie pisz SMSa zaraz po randce

Zespół to jedno. A co z klientem, albo twoim przełożonym? Jeśli mają trochę oleju w głowie – zorientują się w czym rzecz. Co gorsza – szef może pomyśleć, że twój zespół nie ma nic do roboty (krótki termin wykonania zadania), mikrozarządzasz (na pamięć znasz ich bieżące obłożenie zadaniami), albo zwyczajnie brak ci kompetencji (to “dodatkowe” zadanie zwykle i tak nie dochodzi na obiecany termin). Klient – dokładnie jak przy SMSie zaraz po zakończeniu randki – pomyśli, że nie macie co robić i jesteście zdesperowani.

Under promise, over-deliver

Najlepiej wygraweruj i zawieś nad biurkiem tę dewizę. W tej praktycznym zastosowaniu najcięższy jest pierwszy krok – powstrzymać się przed naobiecywaniem złotych gór. Jak? Pamiętać o problemie i konsekwentnie ćwiczyć gryzienie się w język. Łatwo nie jest, mi nadal nie zawsze się udaje, ale – dzięki świadomości problemu – nawet w takich przypadkach szybciej dostrzegam co narobiłem i ograniczam straty.

Podsumowując

Następnym razem, gdy staniesz przed pokusą obiecania czegoś, weź głęboki oddech i:

  • doprecyzuj czy ta osoba naprawdę tego potrzebuje, rozważ czy warto opóźniać z tego powodu dostarczenie innych zadań, a może coś good enough masz dostępne od ręki?
  • ustal co tak naprawdę jest potrzebne i czy na pewno wszystko dobrze rozumiesz (najważniejsze pytanie: do czego ma to służyć twojemu rozmówcy – to wszystko wyjaśni)
  • zakończ z uśmiechem oświadczając, że skonsultujesz się z zespołem i termin dostarczenia podasz w ciągu 24 godzin
  • podczas konsultacji ze swoimi ludźmi nie popełniaj klasycznej menedżerskiej zbrodni narzucania prognoz, przedstaw problem a potem zamknij buzię i słuchaj; żadnego “to wam powinno zająć ze 2 dni, no nie!?!”

Jesteś na dobrej drodze, powodzenia! A w ramach przynoszącego satysfakcję zadania domowego – zacznij obserwować innych project managerów na spotkaniach. Dostrzeżesz jak sami – nieświadomie – wkopują się w podobne bagno. Jeśli ich lubisz – podrzuć im ten tekst.

Otagowane jako: